Analyseer de samenstelling van de medewerkers binnen het bedrijf. Wat vindt de gemiddelde medewerker leuk om te doen? Als dit erg varieert, peil dan op diverse afdelingen een aantal mensen naar hun mening.

Het is wenselijk een feestcommissie samen te stellen welke bestaat uit medewerkers van verschillende afdelingen van het bedrijf.

Ga niet alleen af op de mening en smaak van de directie of uzelf. Het feest moet vooral voor medewerkers motiverend zijn. Gasten voelen zich vereerd als er gedacht is aan hun wensen.

Kijk naar de ervaring van personeelsuitjes vanuit het verleden wat goed werd ontvangen.

Plan geen feest als er reorganisaties aankomen of ontslagen gaan vallen. De ervaring leert dat veel gasten niet op komen dagen.

Inventariseer het aantal deelnemers en houd rekening met een afvalpercentage van ca. 20%

Ga in de besprekingen voorafgaand aan het feest af op de ervaring en het advies van de locatie waar u het viert of de evenementenorganisatie. Het is hun dagelijkse werk.

Zorg voor één contactpersoon naar de locatie. Niets werk zo chaotisch als meerdere beslissers en contactpersonen.

Stuur minimaal zes weken van tevoren een uitnodiging aan de gasten. Laat de genodigden iets terugsturen, waarbij ze ook dieetwensen of bijzonderheden kunnen vermelden.

Maak de genodigden enthousiast door promotie op een centrale plaats. Organiseer iets leuks. Maak het aantrekkelijk. Bijvoorbeeld een workshop line-dansen in de bedrijfskantine of Wanted posters. Als er maar over gepraat wordt.

Er zijn handige trucs om het 'no show' aantal te beperken: Laat gasten officieel inschrijven. Stuur na de eerste uitnodiging reminder voor het feest. Wees creatief, stuur bijvoorbeeld alvast een leuke verrassing in thema van het feest. (bandana of cowboyhoed). In de week voor het feest verstuurt u een entreekaart met controlestrook. (eventueel voorzien van een persoonlijke noot).